Pengertian Zoom Meeting dan Cara Menggunakan Aplikasi Zoom

Sejak adanya wabah Covid-19, video conference menjadi satu hal yang  mewarnai hari-hari para pekerja yang bekerja di rumah.

Penggunaan video conference memang harus dilakukan oleh berbagai instansi karena adanya PSBB atau Pembatasan Sosial Berskala Besar yang mengharuskan banyak instansi untuk bekerja dari rumah saja.

Salah satu aplikasi penunjang video conference yang cukup banyak diminati oleh banyak orang tidak lain adalah Zoom Meeting. Aplikasi ini langsung naik daun setelah banyaknya kebutuhan melakukan video conference di masa pandemi Covid-19.

Ditengah maraknya penggunaan aplikasi Zoom Meeting, nampaknya kurang pas saja kalau belum mengetahui sejarah hingga cara menggunakannya.

Untuk itu, mari mengenal lebih dalam tentang Pengertian Zoom Meeting dan Cara Menggunakan Aplikasi Zoom berikut ini.

Pengertian Zoom Meeting

Pengertian Zoom Meeting adalah aplikasi komunikasi yang berbasis video. Aplikasi ini tergolong aplikasi yang fleksibel karena bisa diakses via Android, iOS, dan website.

Sehingga, memudahkan para penggunanya untuk menggunakannya di smartphone atau lewat komputer.

Aplikasi ini merupakan aplikasi buatan Eric Yuan sejak 2011 dan saat ini berkantor pusat di San Jose, California, Amerika Serikat. Aplikasi Zoom Meeting kerap dijadikan sebagai alat untuk meeting jarak jauh terutama dengan video.

Dengan aplikasi Zoom Meeting, suatu meeting dapat dilakukan dengan jumlah partisipan mencapai 100 orang. Durasi dari meeting maksimal 40 menit apabila menggunakan akun Zoom yang gratis.

Namun, jika membutuhkan ruang rapat dengan jumlah partisipan lebiih dari 100 serta durasinya lebih dari 40 menit, maka pemilik akun Zoom bisa beralih ke akun Pro, Business, atau Enterprise. Untuk menggunakan akun tersebut, harga yang ditawarkan seitar US$ 14,99.

Dari segi kualitas video dan audio, aplikasi Zoom Meeting digadang-gadang sebagai aplikasi dengan kualitas HD atau high definition.

Mengenai keamanannya, aplikasi Zoom sudah mulai memperketat keamanan dengan menggungan end-to-end encryption dan perlindungan kata sandi supaya keamanan lebih kuat.

Zoom Meeting juga mendukung adanya fitur rekaman serta transkrip. Fitur ini mampu merekam rapat yang berlangsung dan rekaman tersebut bisa disimpan ke perangkat maupun via cloud. Sehingga, rekaman tersebut bisa diputar ulang untuk mengetahui isi rapat yang barangkali belum jelas.

Lewat aplikasi Zoom, pengguna bisa mengatur jadwal untuk memulai rapat serta bisa memulai rapat melalui akun lainnya seperti Gmail, Outlook, dan iCal.

Zoom Meeting memang mempunyai banyak fitur unggulan sebagai sarana untuk melakukan meeting via video conference.

Sejarah Zoom Meeting

Zoom sejak didirikan pada tahun 2011 oleh Eric Yuan telah menjadi perusahaan berbasis communication video yang cukup mumpuni dan menjadi deretan perusahaan kelas atas.

Hal tersebut tidak mengherankan karena aplikasi Zoom saat ini memang jadi favorit banyak orang terutama untuk melakukan meeting online.

Pendiri dari Zoom sendiri merupakan seorang miliarder yang masuk daftar orang terkaya di dunia menurut Forbes.

Dengan pencapaian yang begitu besar yang didapatkan oleh perusahaan Zoom dan juga pendirinya, tentu Zoom juga melewati banyak perjalanan yang membuatnya berada di posisi sekarang ini.

Eric Yuan telah mendirikan Zoom selama sembilan tahun dengan nilai US$ 35 miliar. Semenjak Zoom mulai banyak digunakan oleh para pekerja di masa pandemi, kekayaan dari Eric Yuan naik hingga 112% menjadi sekitar US$ 7,57 miliar. Nah, berbicara masalah sejarah Zoom, pastinya tidak akan lepas dari peran pendirinya.

Pendiri dari Zoom ini sebenarnya merupakan kelahiran China, tepatnya provinsi Shandong 49 tahun yang lalu. Riwayat pendidikan yang ditempuh oleh Eric Yuan adalah matematika terapan dan teknik. Setelah lulus dari kuliahnya, Eric Yuan pun hijrah ke Jepang untuk bekerja selama empat tahun lamanya.

Namun, setelah bekerja di Jepang, Eric Yuan merasa tertantang untuk hijrah ke Amerika Serikat. Lebih tepatnya dia pindah ke Callifornia’s Silicon Valley bekerja di start-up company. Awal mula Eric Yuan menciptakan Zoom ternyata terinspirasi dari kisahnya dengan pacarnya yang saat ini menjadi isterinya.

Pada masa saat berada di bangku perkuliahan, dia cukup kesusahan saat akan bertemu dengan pacarnya tersebut karena jarak yang cukup jauh.

Setidaknya butuh perjalanan kereta selama 10 jam untuk bisa sampai ke tempat pacarnya. Dengan jarak perjalanan yang cukup jauh tersebut, mereka hanya bisa bertemu setidaknya dua kali dalam setahun saja.

Saat itu, dia sempat terpikirkan oleh adanya perangkat yang mampu menghubungkan orang secara jarak jauh dengan video. Pastinya perangkat tersebut akan sangat membantu banyak orang yang sedang berjauhan.

Selama mengembangkan aplikasi Zoom, Eric Yuan berpikir kalau aplikasi ini nantinya bisa jadi opsi yang bagus untuk perusahaan-perusahaan dalam mengatur ulang kebijakan perusahaannya. Misalnya, sekali dalam seminggu bisa diberlakukan adanya bekerja dalam rumah.

Namun, Zoom Meeting ternyata juga pernah ditempa oleh kabar buruknya keamanan atau privasi. Isu keamanan tersebut diantaranya adanya Zoombombing, yaitu partisipan yang tidak diundang menyusup masuk ke rapat.

Adanya masalah privasi ini telah membuat banyak sekolah di Amerika Serikat yang khawatir dan melarang penggunaan Zoom. Disamping itu, Jaksa Agung New York pun pernah mengirimkan surat peringatan kepada Zoom tentang keamanan yang buruk.

FBI pun pernah memperingatkan bahwa Zoom sangat rentan akan serangan peretas, sehingga meminta penggunanya untuk ekstra hati-hati.

Saat ini, Zoom sedang bertekad untuk menyelesaikan masalah keamanan yang bisa dikatakan cukup genting tersebut. Bahkan, pada bulan April lalu, Zoom telah menghentikan sementara proses pembaharuan fitur selama 90 hari. Penghentian tersebut bertujuan supaya Zoom bisa lebih fokus dalam masalah keamanan.

Cara Mendaftar Zoom Meeting

Untuk bisa mengakses Zoom, tentu hal yang harus dilakukan pertama kali adalah mendaftar ke akun di Zoom Meeting.

Mendaftar di Zoom Meeting sendiri sangat mudah dan bisa dilakukan lewat  aplikasi Zoom di smartphone maupun via website yang bisa diakses di komputer.

Untuk lebih jelasnya, mari simak tahapan demi tahapan cara mendaftar ke Zoom Meeting berikut.

1. Cara Mendaftar Zoom Meeting Lewat Website

Berikut adalah step-step yang bisa diikuti untuk mendaftar di Zoom Meeting:

1. Kunjungi website zoom.us;
2. Jika sudah masuk ke halaman tersebut, silakan klik tombol Sign Up;
3. Setelah mengklik Sign Up, berikutnya kamu akan diarahkan untuk mengisi email. Pastikan email yang kamu pakai untuk mendaftar akun Zoom adalah email yang aktif;
4. Berikutnya, silakan cek kotak masuk email kamu dan carilah email yang dikirimkan oleh Zoom;
5. Biasanya di email tersebut akan ada tulisan “Activate Account”, klik tombol tersebut dan nantinya kamu akan diarahkan ke browser untuk membuat password;
6. Lalu, buatlah Password sesuai keinginanmu, pastikan juga password yang kamu buat cukup kuat. Usahakan untuk membuat password yang terdiri dari huruf besar, huruf kecil, nomor, serta simbol;
7. Jika Password sudah kamu buat, maka akun Zoom milikmu sudah aktif;
8. Setelah akun sudah aktif, kamu bisa mencobanya dengan Sign In dengan memasukkan email serta password.

2. Cara Mendaftar Zoom Meeting Lewat Smartphone

Setelah mengetahui cara mendaftar Zoom Meeting lewat website, mendaftar Zoom Meeting juga bisa dilakukan lewat smartphone.

Bahkan, caranya pun tak kalah mudah dengan membuat akun lewat website. Tentunya cara ini lebih praktis karena pengguna hanya perlu menginstal aplikasi Zoom dan mengikut step-step berikut.

• Bukalah aplikasi Zoom Meeting yang sudah diinstal di smartphone;
• Klik Sign Up yang ada di layar;
• Berikutnya, masukkan alamat email, nama depan, serta nama belakang;
• Jangan lupa untuk mengklik Term of Service atau persetujuan terhadap layanan Zoom;
• Kemudian, klik Sign Up;
• Silakan cek email yang kamu pakai untuk mendaftar untuk mengecek apakah link aktivasi sudah dikirimkan oleh Zoom atau belum;
• Jika sudah, maka klik “Activate Account” yang ada di kotak masuk email;
• Pada langkah selanjutnya ini, pengguna akan dialihkan ke browser untuk mengetikkan password;
• Apabila password sudah dimasukkan, maka akun Zoom sudah selesai dibuat dan artinya akunmu sudah aktif;
• Untuk masuk ke akun Zoom, silakan klik Sign In dan isikan email serta password.

Jadi, mudah bukan untuk mendaftar ke aplikasi Zoom baik via website maupun aplikasi di smartphone?

Pengguna hanya perlu menyiapkan email aktif serta passwordnya saja dan bisa menikmati penggunaan Zoom untuk meeting maupun keperluan lainnya.

Cara Menggunakan Zoom Meeting

Untuk para pengguna Zoom yang butuh bergabung ke dalam ruang rapat Zoom maupun menjadi host untuk suatu rapat, pastinya membutuhkan tutorial menggunakan Zoom.

Nah, berikut ini akan dipaparkan langkah-langkah untuk menggunakan Zoom bagi partisipan meeting dan host.

Sebelum masuk ke bagian langkah-langkah menggunakan Zoom, perlu diketahui kalau Zoom membutuhkan koneksi internet.

Selain itu, cobalah untuk periksa dulu apakah perangkat kamera dan audio di komputer maupun di smartphone berjalan dengan baik. Hal ini bertujuan supaya tidak adanya gangguan selama rapat berlangsung.

1. Cara Menggunakan Zoom Meeting Bagi Host

Bagi pengguna Zoom yang menjadi host dalam suatu video conference, ada beberapa langkah yang perlu dilakukan untuk mengundang partisipan.

Untuk kenyamanan selama meeting berlangsung, pengguna yang menjadi host disarankan untuk menggunakan laptop atau komputer saja. Untuk langkah-langkahnya lebih lanjut bisa disimak sebagai berikut.

• Bukalah aplikasi Zoom dan klik “Start” untuk memulai meeting atau video conference.
• Lalu, klik “Invite Others” dan undang partisipan lain menggunakan email atau dengan menyalin link yang tertera di aplikasi.
• Tunggulah sampai semua partisipan masuk ke dalam ruang meeting.
• Untuk urusan keamanan, host bisa menggunakan fitur “Lock Meeting” yang ada di menu Security.
• Jika host ingin merekam meeting yang berlangsung, klik menu Record dan meeting akan otomatis terekam dan tersimpan ke dalam penyimpanan perangkat dalam bentuk mp4.
• Jika meeting sudah selesai, host bisa mengakhiri meeting dengan mengklik “End Meeting” yang ada di bagian kanan bawah. Di menu “End Meeting” ini akan ada pilihan “Leave Meeting” dan “End Meeting for All”. Host bisa memilih sesuai kebutuhan entah itu ingin meninggalkan aplikasi lebih dulu atau mengakhiri meeting untuk semua partisipan.

2. Cara Menggunakan Zoom Meeting Bagi Partisipan

Sementara itu, untuk partisipan yang ingin bergabung ke suatu meeting, bisa melakukan beberapa langkah berikut.

• Jika partisipan ingin bergabung ke suatu rapat tanpa Sign In, maka klik Gabung Rapat atau Join Meeting pada aplikasi.
• Lalu, masukkan nomor ID meeting dan nama tampilan yang diinginkan.
• Jika sudah melakukan Sign In pada aplikasi Zoom, maka partisipan tinggal mengklik Join Meeting dan memasukkan ID meeting. Namun, bila ingin mengubah nama tampilan pun juga bisa dilakukan.
• Partisipan bisa mengatur apakah mau mengaktifkan audio atau video. Disamping itu, untuk partisipan yang berkebutuhan untuk menanyakan sesuatu bisa menggunakan fitur “Chat” yang ada di aplikasi.

Itulah tadi sekilas mengenai Pengertian Zoom Meeting dan Cara Menggunakan Aplikasi Zoom. Aplikasi yang sedang hits ini memang menawarkan banyak kemudahan di masa pandemi ini.

Namun, bagi pengguna Zoom disarankan untuk lebih sering melakukan update aplikasi jika memang ada pembaharuan.

Hal ini bertujuan untuk keamanan penggunaan Zoom dari adanya Zoombombing dan masalah keamanan lainnya.